Flödesprojektet – att kartlägga detaljerna för en effektivare helhet

Texten finns också publicerad i Länsnytt nr 2/ 2013.

Fjärrlån och plockning av reserverade och innestående medier är en omfattande och tidskrävan de hantering för många bibliotek. I ”Flödesprojektet” ville vi därför titta närmare på processerna kring denna hantering för att se om det går att göra dem effektivare. Målsättningen var att ta fram en modell för kartläggning av flödena. Utgångspunkten skulle vara användarperspektivet och modellen skulle kunna användas av andra bibliotek för egna kartläggningar. Allt i syfte att förbättra servicen till användarna.

”Flödesprojektet” var vårt arbetsnamn. Det officiella namnet på projektet är Kartläggning av fjärrlåne- och medieströmmar – en kvalitetssäkring. Projektet genomfördes under 2012 med hjälp av projektpengar från KB. Deltagare i projektet var Informations- och lånecentralerna i Malmö, Stockholm och Umeå, Sveriges depåbibliotek, Internationella biblioteket samt Universitetsbiblioteket i Umeå som också var projektägare. Även projektledaren rekryterades från Umeå universitetsbibliotek.

Innan vi hann börja vårt arbete på allvar kom dock beskedet att Informations- och lånecentralerna i Malmö och Stockholm skulle avvecklas, vilket ledde till en justering i kartläggningarnas omfattning. För Regionbibliotek Stockholms del kom kartläggningen att omfatta Fjärrlån UT till kommunerna i Stockholms län.

Vi bildade en arbetsgrupp på fem personer, och det var viktigt att just de personer som jobbade konkret med fjärrlånen var med. Vi började beskriva våra arbetsprocesser, först i berättande text: hur en beställning kommer in, om den kommer via vårt bibliotekssystem eller Libris eller på något annat sätt, och sen följde vi beställningen hela vägen tills boken låg i sändningslådan till det lånsökande biblioteket eller tills att de fått besked på annat sätt. Sen började vi skissa processerna på ett jättestort pappersark, men övergick snart till att använda post-it-lappar i olika färger. Många delprocesser blev det . . . .

Vi hade också kontakt med projektledaren under arbetets gång, och när vi kände oss färdiga med vår post-it-lapp-kartläggning, så överförde hon det hela till en mer digital bild. Även den na bild justerades några gånger, innan vi kände oss helt nöjda. Ett omedelbart resultat av vårt arbete med att kartlägga beställningsströmmarna och våra egna arbetsprocesser var att vi själva lärde oss mer om hur vi egentligen jobbar. Vi kunde se styrkor och svagheter i våra flöden, och vi kunde identifiera många situationer där vi hade behövt bättre stöd från olika tekniska system och från våra bibliotekssystem liksom från våra transportsystem. Men även lokalernas utformning och var böckerna är uppställda påverkar flödena, liksom olika organisatoriska förhållanden.

Vi jämförde också våra resultat med resultaten från de andra deltagarna i projektet, och kunde då se både vilka hinder som verkar vara oberoende av vilket bibliotek man arbetar på, och vilka hinder och svagheter som skulle kunna av hjälpas lokalt.

Förhoppningsvis kan kartläggningar som dessa stärka samverkan mellan olika organisationer/or ganisationsdelar och tydliggöra vilka brister och styrkor som ryms inom bibliotekens fjärrlåne- och medieströmmar. Så att kvalitetsaspekten när det gäller medieförsörjningen till användaren kan komma i fokus.

Den som vill läsa rapporten i sin helhet, hittar den på KBs webbplats under avslutade projekt 2013.

Lena Dalqvist
Annika Lissenko
Britt Löfdahl
Marie-Louise Sturk
Leena Wathén
Arbetsgruppen på Regionbibliotek Stockholm

 

Relaterade poster

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *